Celina Gann ist Head of Operations bei OMmatic. Sie steuert und koordiniert alle operativen Abläufe im Team – von der Projektplanung bis zur termingerechten Umsetzung aller Kundenmaßnahmen.
Im Gespräch gibt sie Einblick in das, was Kanzleien selten sehen: was hinter den Kulissen einer Kanzleimarketing-Agentur passiert – und warum gute Prozesse über gute Ergebnisse entscheiden.
Fragenund Antworten
F1: Als Head of Operations siehst du, wie Projekte von der Strategie zur Umsetzung werden. Was geht dabei am häufigsten schief – und wie verhinderst du es?
[Antwort]Am häufigsten scheitern Projekte nicht an der Strategie, sondern an unklaren Zuständigkeiten und fehlenden Entscheidungen. Eine Maßnahme liegt fertig vor, aber niemand hat definiert, wer sie freigibt, bis wann und was passiert, wenn keine Rückmeldung kommt. Genau dort setzen wir an: Jedes Projekt bei OMmatic hat einen klaren Ablaufplan mit Verantwortlichkeiten, Deadlines und definierten Freigabeprozessen. Wir warten nicht darauf, dass Dinge passieren, sondern steuern aktiv nach. Wenn eine Freigabe aussteht, erinnern wir rechtzeitig, schlagen Alternativen vor oder treffen, wo vereinbart, die Entscheidung selbst. So bleibt ein Projekt in Bewegung, auch wenn auf Kanzleiseite gerade wenig Zeit ist.
F2: Kanzleien sind oft sehr beschäftigt und haben wenig Zeit für Marketing-Abstimmungen. Wie strukturiert ihr die Zusammenarbeit, damit der Zeitaufwand für den Anwalt minimal bleibt?
[Antwort] Unser Anspruch ist: Der Anwalt soll Anwalt sein können, nicht Projektmanager seiner Agentur. Deshalb bündeln wir Abstimmungen so stark wie möglich. Statt vieler kleiner Rückfragen gibt es feste Touchpoints, in denen wir alles Relevante gesammelt klären. Inhalte bereiten wir so vor, dass die Kanzlei nur noch prüfen und freigeben muss, nicht selbst formulieren. Fachliche Rückfragen stellen wir gezielt und vorstrukturiert, oft reichen wenige Minuten für die Beantwortung. Und wir dokumentieren einmal getroffene Entscheidungen, damit dieselbe Frage nicht zweimal gestellt wird. In der Praxis heißt das: Viele unserer Kanzleien investieren nach der Startphase nur noch wenige Stunden pro Monat in die Zusammenarbeit, der Rest läuft bei uns.
F3: Qualitätssicherung in einer Marketingagentur – was bedeutet das konkret bei OMmatic?
[Antwort]Bei uns durchläuft kein Inhalt ungeprüft den Weg zum Kunden. Gerade im Kanzleimarketing ist das entscheidend, denn fachliche Fehler in juristischen Texten kosten Vertrauen. Konkret bedeutet das: Jeder Text wird vor Auslieferung auf fachliche Richtigkeit, korrekte Normzitate, SEO-Anforderungen und die individuellen Vorgaben der Kanzlei geprüft. Für jede Kanzlei pflegen wir dokumentierte Standards, von der Ansprache über Formulierungsregeln bis zu Tabuthemen. Dasselbe gilt für technische Umsetzungen, Kampagnen und Reportings. Qualitätssicherung ist bei uns kein nachgelagerter Schritt, sondern in jeden Prozess eingebaut. Und wenn doch einmal etwas durchrutscht, analysieren wir, warum, und passen den Prozess an, damit es nicht wieder passiert.
F4: Was macht ein gut geführtes Marketing-Projekt aus – aus deiner operativen Perspektive?
[Antwort]Drei Dinge: Transparenz, Verlässlichkeit und Messbarkeit. Transparenz heißt, die Kanzlei weiß jederzeit, woran wir arbeiten, was als Nächstes kommt und warum. Verlässlichkeit heißt, zugesagte Termine werden gehalten, ohne dass jemand nachfragen muss. Und Messbarkeit heißt, wir bewerten Maßnahmen nicht nach Bauchgefühl, sondern an Zahlen: Rankings, Anfragen, am Ende Mandate. Ein gut geführtes Projekt erkennt man übrigens auch daran, dass es unspektakulär wirkt. Keine Feuerwehreinsätze, keine Last-Minute-Aktionen, sondern ein ruhiger, planbarer Takt. Genau dieser Takt ist das Ergebnis von viel Arbeit im Hintergrund.
F5: Welchen Rat gibst du neuen Kanzlei-Kunden am Anfang der Zusammenarbeit immer mit auf den Weg?
[Antwort]Benennt eine feste Ansprechperson und gebt uns am Anfang etwas Zeit für den Wissensaufbau. Die ersten Wochen sind die wichtigste Phase der Zusammenarbeit: Hier lernen wir die Kanzlei kennen, ihre Schwerpunkte, ihre Sprache, ihre Wunschmandate. Je offener eine Kanzlei in dieser Phase ist, desto schneller können wir eigenständig arbeiten und desto weniger Aufwand entsteht später. Und der zweite Rat: Habt Geduld mit SEO. Nachhaltige Sichtbarkeit baut sich über Monate auf, nicht über Nacht. Wer die ersten Monate konsequent durchzieht, profitiert danach umso länger davon.
F6: Was braucht ein Team wie OMmatic intern, um für Kanzleien extern dauerhaft gute Ergebnisse zu liefern?
[Antwort]Klare Prozesse, kurze Wege und Menschen, die Verantwortung übernehmen. Wir arbeiten mit dokumentierten Standards für jede Kanzlei und jeden Leistungsbereich, damit Qualität nicht von Tagesform oder einzelnen Personen abhängt. Gleichzeitig sind wir bewusst ein Team mit kurzen Entscheidungswegen: Wenn etwas hakt, wird es direkt angesprochen und gelöst, nicht in Meetings verschoben. Und ganz wichtig: echtes Interesse am Rechtsmarkt. Wer Kanzleien gut vermarkten will, muss verstehen, wie Mandanten suchen, wie Anwälte arbeiten und was ein gutes Mandat ausmacht. Diese Mischung aus Struktur, Eigenverantwortung und Fachverständnis ist aus meiner Sicht der Grund, warum unsere Ergebnisse über Jahre stabil bleiben.
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