Kanban ist eine agile Methode, um Arbeit sichtbar zu machen und den Arbeitsfluss zu steuern. Aufgaben werden auf einem Board in Spalten wie zu erledigen, in Arbeit und erledigt dargestellt und wandern von links nach rechts. Kanban begrenzt die Zahl gleichzeitig laufender Aufgaben, um Engpässe sichtbar zu machen und Durchlaufzeiten zu verkürzen.
Wie funktioniert Kanban?
Kernstück von Kanban ist das Board, das den Arbeitsprozess in Spalten abbildet. Jede Aufgabe ist eine Karte, die den Weg durch die Spalten nimmt. So ist auf einen Blick erkennbar, woran gearbeitet wird, was ansteht und was fertig ist. Diese Visualisierung schafft Transparenz über den gesamten Prozess.
Ein zentrales Prinzip ist die Begrenzung der parallelen Arbeit, das sogenannte Work-in-Progress-Limit. Es legt fest, wie viele Aufgaben in einer Spalte gleichzeitig sein dürfen. Dadurch wird verhindert, dass zu viel gleichzeitig begonnen und nichts zu Ende gebracht wird. Engpässe werden sichtbar, sobald sich Karten an einer Stelle stauen.
Warum ist Kanban wichtig?
Kanban hilft Teams, sich zu fokussieren. Durch die Begrenzung paralleler Aufgaben werden angefangene Dinge zuerst fertiggestellt, bevor Neues begonnen wird. Das verkürzt Durchlaufzeiten und reduziert das Gefühl, an vielem gleichzeitig zu arbeiten, ohne etwas abzuschließen.
Zudem macht Kanban Probleme im Ablauf sichtbar. Wenn sich Aufgaben an einer bestimmten Stelle stauen, weist das auf einen Engpass hin, der gezielt behoben werden kann. Anders als Scrum verlangt Kanban keine festen Rollen oder Zyklen und lässt sich deshalb schrittweise in bestehende Abläufe einführen.
Kanban in der Praxis
In der Praxis ist Kanban leicht einzuführen, weil es an den bestehenden Prozess anknüpft, statt ihn umzuwerfen. Man beginnt damit, den aktuellen Ablauf auf einem Board abzubilden, und optimiert ihn von dort aus schrittweise. Schon ein einfaches Board mit wenigen Spalten schafft mehr Überblick.
Kanban eignet sich nicht nur für Softwareteams, sondern für viele Arten wiederkehrender Arbeit. Eine Kanzlei kann etwa den Bearbeitungsstand von Mandaten oder Marketingaufgaben auf einem Board sichtbar machen. Wichtig ist, die Work-in-Progress-Limits ernst zu nehmen, denn erst sie erzeugen den Fokus, der Kanban wirksam macht.
Typische Fehler bei Kanban
Der häufigste Fehler ist, die Work-in-Progress-Limits nicht ernst zu nehmen oder ganz wegzulassen, denn erst sie erzeugen den Fokus, der Kanban wirksam macht. Ohne Begrenzung wird zu viel gleichzeitig begonnen und wenig abgeschlossen. Ein weiterer Fehler ist, das Board nicht aktuell zu halten, sodass es den tatsächlichen Stand nicht mehr zeigt. Auch das Ignorieren von Engpässen, die sich durch stauende Karten ankündigen, verschenkt den zentralen Nutzen der Visualisierung.