E-Mail-Authentifizierung bezeichnet technische Verfahren, mit denen Mailserver prüfen können, ob eine E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt. Die drei zentralen Standards sind SPF, DKIM und DMARC. Sie schützen vor Absenderfälschung und Phishing und sind zugleich Voraussetzung für gute Zustellbarkeit: Große Anbieter wie Google und Yahoo verlangen von Massenversendern eine korrekte Authentifizierung.
Wie funktionieren SPF, DKIM und DMARC?
SPF (Sender Policy Framework) ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server im Namen einer Domain E-Mails versenden dürfen. Der empfangende Server gleicht den tatsächlichen Absendeserver mit dieser Liste ab. DKIM (DomainKeys Identified Mail) ergänzt jede Mail um eine kryptografische Signatur; der Empfänger prüft anhand eines öffentlichen Schlüssels im DNS, ob die Mail unterwegs verändert wurde und wirklich zur Domain gehört.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) baut auf beiden auf: Der Domaininhaber legt per Richtlinie fest, was mit Mails geschehen soll, die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht bestehen — zustellen, in Quarantäne verschieben oder abweisen. Zusätzlich liefert DMARC Berichte darüber, wer im Namen der Domain versendet. So wird Missbrauch sichtbar.
Warum ist E-Mail-Authentifizierung wichtig?
Ohne Authentifizierung kann grundsätzlich jeder Server E-Mails mit beliebiger Absenderadresse verschicken — die Basis vieler Phishing-Angriffe. Für Kanzleien und Steuerberatungen ist das besonders heikel: Gefälschte Mails im Namen der Kanzlei können Mandanten täuschen und das Vertrauensverhältnis beschädigen. SPF, DKIM und DMARC erschweren solche Angriffe erheblich.
Gleichzeitig ist Authentifizierung ein Zustellbarkeitsfaktor: Mails ohne gültige Signaturen werden von Spamfiltern deutlich kritischer bewertet oder von großen Anbietern bei Massenversand gar nicht mehr angenommen. Wer Newsletter oder Mandanteninformationen versendet, kommt an einer sauberen Einrichtung nicht vorbei.
E-Mail-Authentifizierung in der Praxis
Die Einrichtung erfolgt über DNS-Einträge der eigenen Domain, meist beim Hoster oder Domainverwalter. Versanddienstleister stellen die nötigen Werte in der Regel bereit und dokumentieren die Schritte. Wichtig ist, alle versendenden Systeme zu erfassen — Newsletter-Tool, CRM, Buchhaltungssoftware, eigener Mailserver — sonst scheitern legitime Mails an der eigenen SPF-Richtlinie.
Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen bei DMARC: zunächst mit einer reinen Beobachtungsrichtlinie starten und die Berichte auswerten, dann die Richtlinie verschärfen, wenn alle legitimen Versandwege korrekt authentifiziert sind. Eine jährliche Kontrolle der Einträge gehört zur technischen Wartung, etwa nach einem Wechsel des Newsletter-Tools.