Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gibt jeder Person den Anspruch zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen über sie verarbeitet. Die Auskunft umfasst unter anderem die Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer und die Herkunft der Daten sowie eine Kopie der Daten. Sie muss in der Regel innerhalb eines Monats kostenlos erteilt werden.
Wie funktioniert das Auskunftsrecht?
Ein Auskunftsantrag kann formlos gestellt werden — es genügt eine E-Mail. Das Unternehmen muss dann zweistufig antworten: Erstens mit den Metainformationen (Zwecke, Kategorien, Empfänger, geplante Speicherdauer, Hinweis auf weitere Betroffenenrechte, Herkunft der Daten, gegebenenfalls Informationen zu automatisierten Entscheidungen). Zweitens mit einer Kopie der verarbeiteten Daten selbst.
Bestehen begründete Zweifel an der Identität des Antragstellers, dürfen zusätzliche Informationen zur Identifizierung angefordert werden — allerdings verhältnismäßig: Wer nur eine E-Mail-Adresse gespeichert hat, darf für die Auskunft keine Ausweiskopie verlangen. Die Frist beträgt in der Regel einen Monat und kann bei komplexen Fällen verlängert werden.
Warum ist das Auskunftsrecht wichtig?
Das Auskunftsrecht ist das Fundament der übrigen Betroffenenrechte: Erst wer weiß, welche Daten verarbeitet werden, kann Berichtigung, Löschung oder Widerspruch geltend machen. Für Unternehmen ist es zugleich einer der häufigsten Berührungspunkte mit der DSGVO im Alltag — und ein häufiger Auslöser von Beschwerden, wenn Anträge ignoriert oder unvollständig beantwortet werden.
Auskunftsanträge tauchen zudem vermehrt in Konfliktsituationen auf, etwa in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Eine unvollständige oder verspätete Auskunft kann dann zusätzliche Angriffsfläche bieten. Ein eingespielter Prozess schützt vor Fristversäumnissen und Fehlern.
Auskunftsrecht in der Praxis
Unternehmen sollten wissen, wo überall personenbezogene Daten liegen: CRM, Newsletter-Tool, Buchhaltung, E-Mail-Postfächer, Tracking-Systeme, Dienstleister. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist dabei die beste Landkarte — wer es pflegt, kann Auskunftsanträge deutlich schneller beantworten. Für wiederkehrende Anfragen empfiehlt sich eine Antwortvorlage, die alle Pflichtangaben aus Art. 15 DSGVO abdeckt.
Grenzen bestehen dort, wo die Auskunft Rechte Dritter beeinträchtigen würde — deren Daten sind zu schwärzen. Bei Berufsgeheimnisträgern wie Rechtsanwälten und Steuerberatern kann zudem die Verschwiegenheitspflicht der Auskunft entgegenstehen; solche Konstellationen sollten fachlich geprüft werden.