Neue E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 für Anwält:innen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Anwält:innen die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich beachten. Diese neue Regelung erfordert technische Anpassungen in allen Kanzleien, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Kürzlich wurde die Anwaltschaft durch die Abschaffung des Schriftformerfordernisses bei Anwaltsrechnungen nach § 10 RVG entlastet. Doch nun steht die Einführung der E-Rechnung gemäß § 14 UStG bevor. Dies betrifft alle Anwält:innen, jedoch je nach Fall mit unterschiedlichen Umsetzungsfristen und Auswirkungen.

Neue Regelungen zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich

Das Wachstumschancengesetz, das im Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024 veröffentlicht wurde, führt eine bedeutende Änderung im Bereich der Rechnungsstellung ein. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gemäß § 14 UStG auch auf den unternehmerischen Verkehr im B2B-Bereich ausgeweitet. Diese Regelung, die bisher nur für öffentliche Auftraggeber galt, ist Teil der Bemühungen um eine Vereinfachung und Modernisierung der steuerlichen Verwaltung.

Eine entscheidende Neuerung besteht darin, dass künftig zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden wird. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dagegen zählen sonstige Rechnungen in anderen elektronischen Formaten oder auf Papier, einschließlich pdf-Dokumenten, zu den sonstigen Rechnungen. Letztere erfüllen jedoch nicht die strengen Anforderungen an eine elektronische Rechnung und unterliegen somit weiteren Regelungen.

Diese gesetzliche Änderung zielt darauf ab, die Effizienz und Nachvollziehbarkeit in der Rechnungsabwicklung zu verbessern, indem sie Unternehmen im B2B-Bereich zur Nutzung moderner elektronischer Formate anregt. Für Unternehmen bedeutet dies eine rechtzeitige Anpassung ihrer Rechnungsprozesse, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und potenzielle Sanktionen zu vermeiden.

Was kommt auf mich zu und wann?

Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Vorschriften zur Ausstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen in Kraft, die Anwält:innen betreffen. Es gibt zwei wesentliche Aspekte zu beachten: den Empfang und die Ausstellung elektronischer Rechnungen.

1. Empfang von E-Rechnungen

Für Anwält:innen besteht ab dem genannten Datum die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Mandantenstruktur oder dem Umsatz des Unternehmens. Anders als bisher gibt es keine Übergangsfrist, sodass ab dem ersten Tag des Jahres 2025 alle Anwält:innen technisch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Unternehmen dürfen ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen auch ohne vorherige Zustimmung des Empfängers versenden.

Technisch betrachtet ist es grundlegend, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, um E-Rechnungen zu empfangen. Die meisten Anwält:innen verfügen bereits über solche E-Mail-Konten. Ein spezielles Postfach für Rechnungen ist zwar nicht zwingend erforderlich, kann jedoch Vorteile bieten, insbesondere für eine effizientere Verarbeitung dieser Rechnungen. Alternativ können auch andere zulässige Übermittlungswege vereinbart werden.

Bei der Lesbarkeit einer Rechnung ändert sich die Definition: Eine Rechnung gilt künftig als lesbar, wenn sie maschinell auswertbar ist, nicht mehr nur optisch vom Menschen. Dies erfordert, dass der strukturierte Datensatz, beispielsweise in Form einer XML-Datei, für automatische Verarbeitungssysteme geeignet ist. Einige der zugelassenen Rechnungsformate, die diese Anforderungen erfüllen, sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1). Das ZUGFeRD-Format bietet dabei eine Hybridlösung aus strukturiertem Datenanteil (XML) und einem menschenlesbaren Teil (z.B. pdf), die in einer Datei vereint sind.

Es wird empfohlen, sich rechtzeitig auf diese Änderungen vorzubereiten, um sicherzustellen, dass die eigenen Systeme kompatibel sind. Insbesondere sollte geprüft werden, ob die vorhandene Bürosoftware zur Visualisierung reiner XML-Dateien geeignet ist oder ob zusätzliche Tools erforderlich sind, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Diese Vorbereitungen sind entscheidend, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und den Geschäftsbetrieb reibungslos fortzusetzen.

2. Ausstellen von E-Rechnungen

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft zunächst ausschließlich den B2B-Bereich im Inland, das heißt, sie gilt nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Für Verbraucher bleiben Rechnungen weiterhin in herkömmlicher Form, beispielsweise als Papierrechnung oder als PDF-Dokument, bestehen. Es gibt auch Übergangsfristen, sodass genügend Zeit bleibt, sich intensiv mit den Anforderungen und maßgeschneiderten Lösungen auseinanderzusetzen. Zudem betrifft die Verpflichtung (voraussichtlich) nicht jeden.

In der ersten Übergangsphase bis Ende 2026 können alle Unternehmer für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 Rechnungen entweder auf Papier oder (sofern der Empfänger zustimmt) in einem elektronischen Format, das nicht den neuen Standards entspricht (zum Beispiel einfache PDF-Dateien), übermitteln.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Ausnahme nur noch für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht übersteigt. Alle Unternehmer mit höherem Umsatz sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen auszustellen.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen schließlich alle Unternehmer uneingeschränkt elektronische Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F. ausstellen.

Für Kleinunternehmer ändert sich hingegen nichts: Sie bleiben von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen (voraussichtlich) ausgenommen. Das Jahressteuergesetz 2024 (verabschiedet im Bundestag am 18.10.2024 in dritter Lesung, voraussichtlich im Bundesrat am 22.11.2024) sieht eine entsprechende Ausnahme gemäß dem neu eingeführten § 34a UStDV vor, sodass Rechnungen abweichend von § 14 Abs. 2 S. 2 UStG immer noch als herkömmliche Rechnung übermittelt werden können.

Änderungen im § 10 RVG in Bezug auf elektronische Rechnungen

Durch die Abschaffung des Schriftformerfordernisses ist eine mögliche Formkollision entfallen; die Textform genügt. Eine eigenhändige Unterschrift ist daher nicht mehr erforderlich. Auch die Pflichtangaben nach § 10 Abs. 2 RVG dürften nicht entgegenstehen, da bei elektronischen Rechnungen neben den reinen umsatzsteuerrelevanten Daten entsprechende Möglichkeiten für ergänzende Angaben möglich sind.

Fazit:

Die elektronische Rechnung erfordert kein spezifisches Format. Anwält:innen sollten daher darauf vorbereitet sein, dass verschiedene zulässige Formate in der Kanzlei eingehen können. Softwareanbieter für Kanzleiverwaltung werden voraussichtlich entsprechende Updates anbieten, was bereits bei vielen gängigen Anbietern der Fall ist. Auch Buchhaltungsprogramme dürften entsprechende Funktionen bereitstellen.

Zusätzlich bieten einige Unternehmen spezialisierte Lösungen für die Erstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen an. Hierbei ist besonders auf die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht und die Einhaltung von § 43e BRAO sowie § 2 BORA zu achten.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung und die damit verbundene Digitalisierung der Arbeitsabläufe bieten auch Chancen. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels können wertvolle Ressourcen freigesetzt werden. Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Papier und Porto, sondern ermöglichen auch eine automatisierte Verarbeitung, mehr Flexibilität, beschleunigte Zahlungsabläufe und reduzieren die Fehleranfälligkeit im Vergleich zur manuellen Datenverarbeitung und -übertragung, was zu einer Verringerung des Personalaufwands führt.

Die weitere Entwicklung dieses Bereichs sollte daher aufmerksam verfolgt werden.