Zum 1. Januar 2025 tritt eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die den Berufsalltag vieler Kanzleien – bewusst oder unbewusst – verändern wird: die Einführung und Umsetzung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich.
Die bevorstehenden Änderungen betreffen nicht nur große Kanzleien mit eigener IT-Abteilung, sondern auch kleine und mittelständische Kanzleien – unabhängig vom Vorsteuerabzugsrecht.
Was ist eine elektronische Rechnung – und was wird künftig nicht mehr anerkannt?
Was Kanzleien über die neue Gesetzeslage wissen sollten – verständlich erklärt.
Laut der neuen gesetzlichen Vorgabe handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung nicht um ein PDF, das per E-Mail versendet wird, und auch nicht um eingescannte Dokumente. Entscheidend ist, dass die Rechnung eine elektronische Struktur besitzt, die automatisch verarbeitet werden kann.
Das bedeutet:
- maschinenlesbares Format
- digitale Übermittlung
- standardisierte Datenstruktur
Ab dem Jahr 2027 gelten folgende Formate nicht mehr als rechtsgültige Rechnungen:
- einfache PDFs ohne strukturierte Daten
- eingescannte Papierrechnungen
- Word-Dokumente oder Bilddateien
Wen betrifft die neue Regelung?
Die Verpflichtung gilt für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen – einschließlich Kanzleien, Notariate und Berufsausübungsgemeinschaften.
Auch Kanzleien, die gelegentlich Verträge mit Unternehmen abschließen oder Dienstleistungen von gewerblichen Anbietern beziehen, müssen sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten – sowohl für das Erstellen als auch das Verarbeiten von Rechnungen.
Zeitplan im Überblick
🟢 Ab dem 1. Januar 2025
Alle Unternehmen, einschließlich Kanzleien, müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
🟡 Bis Ende 2026 – Übergangsfrist
Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden – jedoch nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.
🔴 Ab dem 1. Januar 2027
Rechnungen an Unternehmen müssen verpflichtend elektronisch erstellt und übermittelt werden.
Sonderfall: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € unterliegen voraussichtlich schon ab 2026 der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung.
Was bedeutet das für den Kanzleialltag?
Viele Kanzleien arbeiten bereits digital – sei es über beA, DATEV-Export oder cloudbasierte Kanzleisoftware. Die Einführung der E-Rechnung bringt dennoch neue Anforderungen:
- Rechnungsstellung: Rechnungen müssen künftig strukturiert elektronisch übermittelt werden.
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen – z. B. von externen Dienstleistern – müssen digital verarbeitet und revisionssicher archiviert werden.
- Kommunikation: Die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberatung wird noch zentraler.
Die Umstellung betrifft also nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Kanzleileitung, Assistenz und administrative Abläufe.
Welche Schritte sollten Kanzleien jetzt einleiten?
Prozesse prüfen:
Wie werden Rechnungen aktuell erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet?
Technische Ausstattung vorbereiten:
Ist die Kanzleisoftware fit für strukturierte Rechnungen? Gibt es Schnittstellen zur Steuerberatung?
Rechnungsadresse einrichten:
Eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang erleichtert die Organisation – z. B. rechnungen@kanzleiname.de
Mitarbeitende informieren:
Wer in der Kanzlei mit Rechnungen arbeitet, sollte die neuen Anforderungen kennen – inklusive Archivierungspflichten.
Einfach umsetzen – mit einer Lösung, die zu Kanzleien passt
Die gute Nachricht: Für die Umsetzung braucht es keine komplexen IT-Systeme oder teure Softwarelösungen. Es gibt inzwischen Anbieter, die sich speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen – und auch Kanzleien – eingestellt haben.
Ein Beispiel ist Uriot – eine Plattform, die den gesamten Rechnungsprozess digitalisiert und gleichzeitig einfach in der Anwendung bleibt.
✔️ Strukturierte Rechnungen rechtssicher senden und empfangen
✔️ Automatische Archivierung und Weiterleitung an Steuerberater
✔️ Keine technischen Vorkenntnisse nötig
✔️ Datenschutzkonform und leicht integrierbar in den Kanzleialltag
Für viele Kanzleien, die nach einer pragmatischen Lösung suchen, kann das ein sinnvoller nächster Schritt sein.
Fazit: Jetzt informieren, später profitieren
Die elektronische Rechnung wird kommen – unabhängig davon, ob man bereit ist oder nicht. Wer sich jetzt mit den rechtlichen Anforderungen und organisatorischen Umstellungen befasst, kann unnötigen Stress vermeiden und gleichzeitig interne Prozesse modernisieren.
Es lohnt sich, frühzeitig Klarheit zu schaffen, die eigene Kanzlei zu analysieren – und gegebenenfalls erste Schritte zur Umsetzung zu gehen.