Telefonanrufe sind für viele Kanzleien nach wie vor der wichtigste Kontaktkanal zu neuen Mandantinnen und Mandanten. Doch wissen Sie eigentlich, woher Ihre Anrufe kommen – aus einem Google Ads-Klick, einer Empfehlung oder vielleicht einer Anzeige in der lokalen Wochenzeitung?
Genau hier setzt Call-Tracking an: Mit dieser Technologie lassen sich Anrufe datengestützt auswerten, Kampagnen effizienter gestalten und das Marketingbudget gezielt einsetzen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Call-Tracking ist, wie es funktioniert und welchen konkreten Nutzen es für Ihre Kanzlei hat.
Was ist Call-Tracking?
Call-Tracking – auch Anruf-Tracking genannt – ist ein Verfahren, mit dem Sie eingehende Anrufe analysieren können: Woher kommt der Anruf? Welche Werbemaßnahme hat ihn ausgelöst? Was lässt sich daraus für Ihre Marketingstrategie ableiten? Ziel ist es, die sogenannte „Mandantenreise“ nachvollziehbar zu machen – also den Weg vom ersten Kontakt bis zum Telefonanruf – und daraus Schlüsse für eine bessere Mandantenakquise zu ziehen.
Warum ist Call-Tracking für Kanzleien sinnvoll?
Call-Tracking liefert wertvolle Daten, mit denen Sie Ihre Werbemaßnahmen messbar verbessern können – unabhängig davon, ob Sie regional, bundesweit oder sogar international werben. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Besserer Überblick über den ROI
Erkennen Sie, welche Maßnahmen wirklich zu Anrufen und Mandatsanfragen führen – und wie sich Ihr Budget gezielt einsetzen lässt. - Optimierung Ihrer Marketingstrategie
Durch die Zuordnung von Anrufen zu bestimmten Kanälen oder Anzeigen erkennen Sie, was funktioniert – und was nicht. - Mehr Effizienz im Kanzleialltag
Mit Call-Tracking lassen sich auch interne Prozesse verbessern, etwa wenn es um häufige Fragen oder unnötige Anrufe geht. - Multichannel-Tracking
Verfolgen Sie Anfragen über verschiedene Kanäle hinweg – ob Google Ads, SEO, Social Media oder Printanzeigen.
Welche Call-Tracking-Lösungen passen zu Ihrer Kanzlei?
Bevor Sie ein Tool auswählen, sollten Sie sich einige grundlegende Fragen stellen:
- Was möchten Sie genau messen? (z. B. Anrufanzahl, Anrufdauer, Mandatsanfragen)
- Welche Ziele verfolgen Sie? (Effizienz, ROI, bessere Erreichbarkeit)
- Sollen auch andere Kanäle wie SEO oder E-Mail erfasst werden?
- Reichen einfache Auswertungen – oder benötigen Sie eine Integration in Ihre Kanzleisoftware?
Tipp: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passt – und nicht für die mit den meisten Funktionen.
Methoden des Call-Trackings: Überblick & Vergleich
| Methode | Funktionsweise | Vorteile | Nachteile |
| Einzelrufnummern | Jede Werbemaßnahme erhält eine eigene Nummer | Einfache Zuordnung | Keine Detailauswertung nach Keywords |
| Telefonnummern-Pools | Besucher erhalten dynamisch eine Nummer aus einem Pool | Tracking bis auf Keyword-Ebene möglich | Fehleranfällig bei späteren Anrufen |
| Virtuelle Anruf-Assistenten | KI übernimmt die Gesprächsannahme und leitet weiter | Effizient & datenbasiert | Manche Anrufer bevorzugen menschlichen Kontakt |
Einzelrufnummern
Ideal für einen ersten Überblick: Weisen Sie z. B. Ihrer Website, Ihren Flyern und Anzeigen je eine eigene Nummer zu. So erkennen Sie, woher Ihre Anrufe stammen – und wann sie eingehen.
Telefonnummern-Pools
Hierbei erhält jeder Website-Besucher eine eigene, temporäre Nummer. Bei einem Anruf können Sie genau nachvollziehen, auf welcher Seite er war und über welches Keyword er kam – ideal für Google Ads & SEO-Kampagnen.
Virtuelle Anruf-Assistenten
Automatisierte Gesprächsannahme via KI: Der virtuelle Assistent fragt Anliegen ab und leitet gezielt weiter – inklusive Datenauswertung zur Optimierung von Abläufen und Erreichbarkeit.
Weiterführende Hinweise zum Thema Conversion-Tracking
Call-Tracking ist besonders im Zusammenspiel mit anderen Tools wie Google Analytics oder Ihrer Kanzleisoftware sinnvoll. Zwar sind nicht alle Lösungen perfekt – aber sie helfen Ihnen, messbare Fortschritte in puncto Marketing und Mandantenzufriedenheit zu erzielen.
Relevante KPIs im Überblick:
| KPI | Bedeutung |
| Eingehende Anrufe | Wie viele Anrufe wurden insgesamt durch Marketing ausgelöst? |
| Grund des Anrufs | Bestandsmandat oder Neumandat? |
| Anrufdauer | Wie lange dauert ein durchschnittlicher Anruf? |
| Anruf-Antwort-Quote | Wie viele Anrufe wurden entgegengenommen? |
| Conversionrate | Wie viele Anrufe führten zu einem Mandat? |
| Kosten pro Anruf (CPA) | Wie viel kostet ein Anruf über Google Ads oder andere Kampagnen? |
| ROI | Welche Werbemaßnahmen lohnen sich wirklich? |
| Keyword-Performance | Welche Begriffe führen zu passenden Anrufen? |
| Geografische Verteilung | Aus welchen Regionen rufen Interessenten an? |
Drei Erfolgsgeschichten aus der Kanzlei-Praxis mit OMmatic Call-Tracking
Beispiel 1: Familienrecht in Berlin
Eine Kanzlei konnte mit Hilfe von dynamischem Call-Tracking feststellen, dass 70 % ihrer Anrufe über eine bestimmte Google Ads-Kampagne kamen – und ihre Budgetverteilung entsprechend optimieren. Ergebnis: Mehr Mandate bei gleichen Kosten.
Beispiel 2: Verkehrsrecht in Niedersachsen
Ein virtueller Anrufassistent entlastet das Sekretariat, indem es 50 Anrufe pro Tag entgegennimmt und vorqualifiziert. Standardanfragen wurden automatisiert bearbeitet, Rückrufe gezielter geplant – und gleichzeitig die Zufriedenheit der Anrufer gesteigert.
Beispiel 3: Kanzlei für Versicherungsrecht mit 12 Standorten
Durch dynamisches Call-Tracking und die Kombination aus virtueller und menschlicher Telefonassistenz konnte die Kanzlei über 200 Anrufe pro Tag vorqualifizieren, sodass die Rechtsanwaltsfachangestellten wieder mehr Zeit haben, um Mandate zu bearbeiten, anstatt Telefongespräche zu führen. So konnten 2 weitere Berufsträger eingestellt werden, um die zusätzlichen Mandate zu bearbeiten. Der Umsatz und Gewinn der Kanzlei wächst kontinuierlich und planbar weiter.
Fazit: Call-Tracking macht den Unterschied
Ob Kanzlei für Familienrecht, Verkehrsrecht oder Versicherungsrecht – wer heute erfolgreich Mandate gewinnen will, muss verstehen, welche Maßnahmen tatsächlich wirken. Call-Tracking liefert genau diese Erkenntnisse: Es zeigt, woher Anrufe kommen, welche Kampagnen sich lohnen und wie sich interne Abläufe effizienter gestalten lassen.
Gerade in einem wettbewerbsintensiven Umfeld wie dem Rechtsmarkt ist datenbasiertes Marketing der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum. Mit den richtigen Tools – von Einzelrufnummern bis hin zu virtuellen Assistenten – wird Ihre Kanzlei transparenter, reaktionsschneller und wirtschaftlich erfolgreicher.
Wenn Sie noch nicht messen, woher Ihre Anrufe kommen, verschenken Sie wertvolles Potenzial.